¿Cómo elegir el CMS adecuado? Excelencia y madurez en Gestión de Contenido (CMS)

Si el contenido es pieza clave para su organización o negocio, es importante buscar un sistema que soporte sus objetivos de corto y largo plazo. En este post Aplyca comparte una guía esencial para elegir la plataforma y equipo adecuado.

Cuando se trata de elegir un sistema de gestión de contenido, CMS por sus siglas en inglés, la tarea es compleja por la gran oferta del mercado, todos tienen las mismas características básicas necesarias, ninguno es necesariamente bueno, malo o el mejor. La  clave para seleccionar el CMS adecuado, es la comprensión de cómo dichas características puedan usarse de manera eficaz con los procesos de la organización, es decir, personalizandolo.

A continuación nuestras recomendaciones a tener en cuenta en el momento de elegir el mejor CMS para su organización.  

Las características básicas

La mayoría de los CMS abordan características básicas y las resuelven de diferentes maneras:

• Estructuras de contenido

• Flujo de trabajo editorial

• Permisos y gestión de usuarios

• Programación y publicación de contenidos

• Integraciones con terceros

El problema es que cada CMS resuelve estas funciones básicas de diferentes formas.

Nuestra primera sugerencia es explorar cómo resuelve el CMS cada uno de estos puntos, analizando su aproximación técnica, la profundidad y madurez de la plataforma así como cuáles son las más importantes para su proyecto.

Las demostraciones de CMS son parciales

Es fácil hacer una demostración de CMS de media hora que muestre lo mejor de una plataforma. El problema es que estas sesiones rápidas no profundizan en los detalles de arquitectura, los sacrificios y posibles deficiencias de lo que se está mostrando. Para tomar la decisión correcta, es necesario profundizar en cada plataforma; y más importante, en el equipo que la respalda. 

  No confíe en la lista de funcionalidades

Es común que en un proceso de contratación envíen una extensa lista de funcionalidades: ¿tiene galerías? ¿tiene foros? ¿soporta integración con redes sociales?

Esto genera un incentivo a las compañías de implementar soluciones débiles para abarcar el mayor número de ‘SI’ en una tabla comparativa. Es importante priorizar las funcionalidades e indagar cómo se implementan en la plataforma.

Una prueba simple es extender características base (ejemplo: multi-sitio, multi-idioma, control de versiones, flujos de trabajo, permisos, flexibilidad de contenidos) a cada una de las funciones del sistema. ¿Si soporta una galería de fotos, tienen estas multi-idioma, versiones, permisos y todo lo demás? O tal vez, los desarrolladores se tomaron sus libertades y lanzaron la función a medias.

Otro factor a revisar es qué tan costosos y propensos son los errores editoriales. Como las demostraciones las hace el vendedor, es inusual que cometa errores garrafales; pero en la vida real, un editor puede cometer un error mayor. El impacto de estos errores y la manera de protegerlos, es una medida de la madurez de una plataforma.

Si todos los CMS son similares, ¿cuál elegir?

En más de 15 años de consultoría en implementación de Sistemas de Gestión de Contenido, hemos visto cómo muchas empresas llegan a nosotros frustrados a causa de una decisión incorrecta para el equipo de desarrollo o la plataforma.

Los equipos de comunicaciones y mercadeo quieren una solución robusta y fácil de usar, mientras que los equipos de TI pueden tener lineamientos técnicos en seguridad, respaldo, escalabilidad.

Pero muchas firmas no saben cómo evaluar efectivamente una plataforma, hasta que es demasiado tarde. Si no se sigue un proceso organizado simplemente escogen lo que han oído que es ‘lo mejor’ y afrontan las debilidades y limitaciones por mucho tiempo.

El equipo de desarrollo

Debe recordar, que no solo está invirtiendo en una plataforma que representa tecnología para su empresa, sino también, que invierte en un socio que tendrá una relación cercana a usted, quien le resolverá sus necesidades, responderá inquietudes, identificará riesgos y se lo informará, además de buscar sus soluciones.

Consideramos que el equipo de implementación es tal vez el principal factor que determina el éxito de un proyecto de migración de CMS. Y es que un equipo sobresaliente, probablemente obtiene resultados de manera consistente y acumula experiencia clave y buenas prácticas. Al mismo tiempo, un equipo inmaduro, con deficiencias de planeación, gestión, ejecución, tendrá resultados mediocres; aún con la mejor plataforma.

Algunos criterios para identificar a un buen socio para el desarrollo:

• Experiencia en el sector, así como en las industrias.

• Comprende los objetivos de la organización; además de saber cómo el CMS puede ayudar a alcanzarlos.

• Capacidad y disponibilidad de entrenar tanto a usted, como a sus editores y desarrolladores internos.

• Familiaridad y experiencia con integraciones con otros sistemas pertinentes de área, como CRM, Ecommerce, Fulfillment o Canales de Social Media.

• Relación vigente y cercana con el fabricante del CMS.

Elegir un socio para el desarrollo y luego continuar con el CMS

Es esencial para un socio, estar familiarizado con algunos CMS, por lo menos los más usados; pero deben enfocarse en solo uno, o dos de ellos, para desarrollar los conocimientos necesarios y mantener las habilidades. Así, pueden dedicar mucho más tiempo a alcanzar los objetivos presentes y futuros.

Debe tener en cuenta, que necesita contratar a alguien que le genere confianza, que sea compatible con su equipo, y que siempre tenga la disponibilidad para realizar actualizaciones, algunos ajustes o implementaciones.

No importa si usted construye su web en Drupal, TYPO3 o eZ;  mientras más tiempo trabaje con un socio para desarrollar y lograr los resultados que usted necesite, mejor será el trabajo con él, y las cosas serán aún mejores a largo plazo.

Pensar más allá de las características del CMS

La plataforma eZ Publish posee diferentes características fundamentales que suelen admitir una gran variedad de flujos de trabajo, e incluso, ha creado una nueva extensión para aprobaciones editoriales, la cual tiene integradas algunas de esas características.

En Aplyca, nos preocupamos por alcanzar las necesidades técnicas que usted necesita.  Lo que más nos importa es: ¿cuáles son las partes fundamentales del flujo de trabajo de un CMS, y cómo se integrarán con los actuales flujos online y offline?

Usted podría verse tentado a crear y definir un estricto orden de pasos para la aprobación de un CMS, lo que incluiría complejas reglas de notificación a través de correos electrónicos por sección y departamentos. Sin embargo, el hecho de que técnicamente usted pueda hacerlo así, no significa que sea la manera correcta.

La mejor decisión sería dar un paso atrás y volver al principio, para evaluar el flujo de trabajo:

• ¿El escritor debe llamar, enviar un correo electrónico, o inclusive, caminar hasta su escritorio?

• Cuando se trabaja en cambios editoriales, ¿asignaría de manera oficial las tareas a unos y a otros, de ida y vuelta en diferentes momentos del día?, ¿o lo haría en tiempo real?

• ¿Cómo será cambiar los hábitos de las personas con un nuevo CMS, y en qué medida se necesitarán eludir las reglas de un flujo de trabajo para ello?

• ¿Existen actualmente recursos sin conexión o sistemas relevantes para los trabajos que no estarán disponibles con el nuevo CMS?

• ¿Qué sucedería si alguien está de vacaciones? ¿Se pasarían todas las aprobaciones?

• ¿Existe un plan de capacitación para redactores, gestión de aprobaciones, flujos de trabajo, y evolución de los mismos a largo plazo?

Como verá, ninguna de estas preguntas tiene algo que ver con las características directas del CMS; pero son realmente muy importantes dentro de los contextos para establecer flujos de trabajo, de los cuales se crearán procesos efectivos.

De igual manera, se aplicaría a cualquier otro proceso que afecte al CMS, incluidas las impresiones y complementos de suscripciones digitales, gestión de anuncios, boletines electrónicos, y así sucesivamente. Usted necesitará identificar qué cambios organizacionales tendrá que hacerle al CMS, y además debe asegurarse de que los gestionarán de manera correcta.  

¡Acérquese con nosotros para conocer nuestros servicios de consultoría especializada con una excelente relación costo-beneficio!

Si su organización tiene interés en desarrollar portales de gran escala, con estructuras de contenido complejas de la mano de expertos, lo invitamos a contactarnos.