Aplyca se convierte en partner de Flowable en Colombia y América Latina
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Flowable: Automatización de procesos con agentes de IA, con Aplyca como partner de implementación
Aplyca, una firma de innovación digital nacida en Bogotá y con equipos en España y Estados Unidos, es ahora partner de Flowable en América Latina, con Colombia como su mercado de origen. La alianza establece el papel de Aplyca en la implementación, integración y operación de Flowable para organizaciones de la región. Flowable es una plataforma de procesos construida sobre motores open source; su Agentic Case Platform incorpora agentes de IA a los procesos de negocio, con aprobación humana en las decisiones de mayor impacto.
Esta combinación es lo que Aplyca denomina gestión agéntica de procesos de negocio, o BPM agéntico. Es una evolución de la automatización de procesos: los agentes de IA persiguen objetivos a lo largo de varios pasos, dentro de los límites que define la organización, y las personas toman las decisiones clave.
Por qué la automatización de procesos necesita IA agéntica
Las organizaciones de la región buscan lo mismo: automatización de procesos con menos tareas manuales e IA que opere dentro de esos procesos. Aplyca ve esta necesidad en universidades, bancos, empresas y comercios, muchos de los cuales deben mejorar su operación con el presupuesto que ya tienen. Un modelo de IA por sí solo no opera un negocio: necesita un proceso que le indique qué información consultar, qué decidir y cuándo detenerse para solicitar revisión humana.
Este cambio explica por qué la orquestación de procesos vuelve a estar en la agenda: el proceso se convierte en el espacio donde personas, sistemas y agentes de IA comparten contexto y un registro de auditoría compartido. La región también necesita partners que hagan este trabajo localmente. Aplyca es uno de los pocos partners con sede en América Latina y el único en Colombia.
Nuestros clientes no están pidiendo otra plataforma. Quieren operar con menos fricción y poner la IA a trabajar donde puedan hacerlo de forma segura. Flowable nos ofrece una base open source con respaldo comercial y una forma de incorporar agentes de IA a los procesos de negocio con el control que espera una organización regulada. Esa es la automatización de procesos impulsada por IA que ofrecemos en la región.
Felipe Jaramillo, CEO de Aplyca
Qué es Flowable: motores de procesos open source y una plataforma para BPM agéntico
Flowable ayuda a las organizaciones a coordinar el trabajo entre personas y sistemas, por ejemplo, para abrir una cuenta, tramitar una reclamación, evaluar una solicitud o aprobar una compra. Combina motores de procesos open source con productos comerciales para gestionar estos procesos.
La compañía ofrece dos productos: Flowable Case Platform, que ayuda a los equipos a organizar y hacer seguimiento al trabajo, y Flowable Agentic Case Platform, que añade agentes de IA capaces de participar en ese trabajo bajo control humano.
Flowable permite gestionar tanto tareas rutinarias como situaciones que requieren criterio. Sigue pasos establecidos cuando corresponde, permite que las personas adapten el trabajo cuando surgen excepciones y mantiene un registro auditable. Esto aporta estructura y claridad sobre las responsabilidades, sin perder flexibilidad en la ejecución.
Flowable se destaca por su enfoque abierto y extensible: modela procesos, casos y reglas de negocio bajo estándares Business Process Model and Notation (BPMN), Case Management Model and Notation (CMMN) y Decision Model and Notation (DMN), sin encerrar al cliente en una arquitectura propietaria. Su modelo low-code permite construir flujos visualmente y, cuando el negocio lo exige, extender y personalizar a nivel de código en cada capa, incluida la interfaz de usuario.
Funcionalidades y capacidades de Flowable: qué aporta la IA agéntica
Flowable ayuda a las organizaciones a coordinar tareas, conectar sistemas, gestionar permisos y hacer seguimiento al trabajo. Su Agentic Case Platform añade agentes de IA que pueden actuar dentro de reglas de negocio y flujos de aprobación definidos.
Para las organizaciones, esto se traduce en capacidades concretas:
Menos procesamiento manual de documentos: los agentes de IA pueden clasificar los documentos recibidos y extraer información, ayudando a reducir la captura repetitiva de datos.
Apoyo para decidir el siguiente paso: los agentes pueden evaluar la información disponible en un caso y recomendar o iniciar una acción permitida.
Control sobre las acciones de la IA: las organizaciones pueden definir a qué información acceden los agentes, qué acciones pueden realizar y cuándo una persona debe revisar o aprobar su trabajo.
Visibilidad del desempeño y los costos: el monitoreo permite revisar la actividad de los agentes, evaluar resultados y hacer seguimiento al uso y los costos de la IA.
Estas capacidades combinan automatización de tareas rutinarias, asistencia de IA y criterio humano. Su efectividad depende de cómo se diseñen los procesos, las integraciones y los controles según las necesidades de la organización.
Flowable también ofrece flexibilidad para construir y operar las soluciones. Su plataforma comercial se basa en motores open source y estándares abiertos, permite integrarse con los sistemas existentes y puede desplegarse en infraestructura propia o como servicio en la nube.
El valor de Aplyca como partner de Flowable
Aplyca se encarga del trabajo necesario para llevar la plataforma a una operación en producción: entender el negocio, modelar y optimizar el proceso, diseñar la solución, conectar los sistemas y los datos, configurar los agentes y los checkpoints de aprobación humana, y operar la solución después de su implementación.
Este trabajo se apoya en las disciplinas sobre las que Aplyca ha construido su práctica durante 20 años. Sus capacidades abarcan orquestación y automatización de procesos, integración API-first, arquitectura cloud-native y DevOps, y desarrollo con IA a través de Aplyca Labs, su unidad de innovación, junto con servicios de operación completamente gestionada. La automatización con agentes de IA ya forma parte de los servicios de Aplyca, y Flowable se convierte en la plataforma donde se ejecutan esos agentes cuando el trabajo requiere un proceso de negocio con gobernanza.
Dónde pueden las organizaciones aplicar procesos asistidos por IA
El onboarding de clientes, las admisiones universitarias y la homologación de proveedores implican decisiones, plazos y responsabilidades diferentes. Los siguientes ejemplos ilustran cómo Aplyca utiliza Flowable para conectar sistemas, automatizar tareas rutinarias e incorporar asistencia de IA con supervisión humana definida.
Onboarding de clientes: de la solicitud a la activación
El onboarding suele detenerse en las tareas manuales entre equipos: el cliente entrega información, un área la revisa, otra solicita aclaraciones y alguien vuelve a ingresar los mismos datos en un sistema diferente.
Una implementación de Flowable coordina ese recorrido hasta la activación. Los agentes de IA extraen información de los documentos y señalan inconsistencias, mientras las integraciones conectan el proceso con los registros de clientes y los servicios de verificación. Las reglas de negocio determinan qué solicitudes avanzan y cuáles requieren revisión humana.
El objetivo es ofrecer al cliente un inicio más ágil, reducir la captura repetida de datos y definir con claridad quién se encarga de las tareas pendientes. Los resultados pueden medirse mediante el tiempo hasta la activación, las intervenciones manuales y la tasa de abandono de solicitudes.
Admisiones universitarias: coordinar las revisiones dentro de los plazos
Los equipos de admisiones deben gestionar el volumen de solicitudes, los requisitos de cada programa y las decisiones que involucran a varias áreas, todo dentro de un calendario académico definido.
Flowable puede hacer seguimiento al avance de cada solicitud, asignar revisiones y activar recordatorios cuando se acercan los plazos. Los agentes de IA pueden ayudar a organizar los documentos de soporte y resumir la información para el personal. Los equipos de admisiones conservan la responsabilidad de evaluar a los aspirantes y decidir sobre su ingreso, mientras las excepciones se enrutan a los revisores correspondientes.
El objetivo es ayudar al equipo a gestionar los picos de demanda y ofrecer a los aspirantes información más clara sobre el estado de su solicitud. Entre los indicadores útiles están el tiempo de revisión, las solicitudes incompletas y las tareas vencidas.
Vinculación de proveedores y aliados: mantener vigentes las aprobaciones y la documentación
Vincular a un proveedor o un aliado implica más que una aprobación inicial. Los certificados vencen, los datos de la empresa cambian y los nuevos servicios pueden requerir verificaciones adicionales. Gestionar estas obligaciones mediante correos y hojas de cálculo dificulta el seguimiento.
Flowable coordina la homologación inicial y las renovaciones posteriores, conectando al equipo de compras con los responsables de las revisiones financieras, operativas o de cumplimiento de políticas. Los agentes de IA extraen fechas y otros datos de los documentos de soporte e identifican información faltante. Las reglas configuradas activan las solicitudes de renovación y enrutan los cambios para su aprobación.
El objetivo es mantener una visión actualizada del estado de los proveedores y reducir las demoras causadas por documentos vencidos o registros incompletos. Los indicadores pueden incluir el tiempo de homologación, las renovaciones vencidas y el esfuerzo de seguimiento manual.
En sectores como energía, retail y educación vemos la misma necesidad: demasiados documentos, demasiadas tareas manuales y poca claridad sobre el estado del proceso. Hacer el onboarding de un cliente, admitir a un estudiante, homologar a un proveedor. Un agente que lea lo recibido, recopile lo que falta y enrute el caso a la persona adecuada es lo que la mayoría de los equipos necesita primero, y Flowable nos permite construir precisamente eso.
Edwin Vallejo, Key Account Manager de Aplyca
Cómo empezar con un partner de Flowable
Cuéntenos sobre un proceso que avance con dificultad por tareas manuales, sistemas desconectados o revisiones repetitivas de documentos. Aplyca puede ayudarle a evaluar dónde encaja Flowable y a identificar un punto de partida concreto.
La evaluación inicial se centra en el workflow actual, los sistemas y datos involucrados, y las decisiones que requieren aprobación humana. A partir de allí, podemos definir el alcance de un piloto con indicadores claros de éxito, como menores tiempos de respuesta, menos pasos manuales o mayor visibilidad del trabajo pendiente.